Przygotowanie i przeprowadzenie 5 wydarzeń tanecznych
ZAPROSZENIE
DO SKŁADANIA OFERTY CENOWEJ
Działając na podstawie regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 130 000,00 zł, zwracam się z zapytaniem o przedstawienie oferty na realizację zadania pn.:
„Przygotowanie i przeprowadzenie 5 wydarzeń tanecznych”
1. Zamawiający:
GMINA CZOSNÓW
reprezentowany przez:
WÓJTA GMINY CZOSNÓW
ul. Gminna 6
05-152 Czosnów
tel.: (22) 785 02 01 fax.: (22) 785 00 57
Komórka merytoryczna prowadząca sprawę:
Wydział Oświaty Kultury i Promocji
2. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia w niniejszym postępowaniu jest przygotowanie i obsługa techniczna wydarzenia – 5 wydarzeń tanecznych w Gminie Czosnów w 2021 roku.Przewidywana liczba osób jednego wydarzenia do 250 osób, czas trwania wydarzenia - 5 godz.
1. Zapewnienie nagłośnienia wraz z obsługą podczas wydarzeń:
a) Sprzęt nagłaśniający – (głośniki, konsola, miejsce dla DJ) zapewniający odpowiednie nagłośnienie na wydarzenia z przewidywaną liczbą osób jednego wydarzenia do 250 osób,
b) Zapewnienie odpowiedniej obsługi technicznej,
c) Zapewnienie 1 mikrofonu bezprzewodowego dla prowadzącego wydarzenia.
2. Podest do tańca 5x5m:
a) Stabilny podest zapewniający bezpieczną zabawę taneczną – rozmiar szerokość podestu 5 na 5 metrów,
b) Rozstawienie podestu na czas wydarzeń,
3. Oświetlenie:
a) Wynajem kolorowych lamp ozdobnych – 6 szt.,
b) Wynajem lamp „girlandy” – 15 m,
c) Wynajem oświetlenia laserowego,
d) Rozstawienie i podłączenie oświetlenia.
4. Usługa DJ:
a) Przygotowanie tanecznych utworów muzycznych w tym popularnych hitów muzycznych dobranych do charakteru wydarzeń,
b) Obsługa techniczna sprzętu muzycznego i nagłośnienia.
5. Opłaty licencyjne:
a) Uiszczenie odpowiednich opłat licencyjnych – ZAiKS itp.
6. Animator – prowadzący:
a) Prowadzenie wydarzeń,
b) Przywitanie gości,
c) Informowanie o finansowaniu wydarzeń,
d) Zachęcanie uczestników imprezy do wspólnej zabawy,
e) Przeprowadzenie serii konkursów z drobnymi nagrodami przy wykorzystaniu nowoczesnych technik teleinformatycznych,
f) Przeprowadzenie warsztatów i zabaw tanecznych.
7. Wynajem stołów i ław:
a) Wynajem 4 stołów i 8 ław do siedzenia wraz z rozstawieniem na czas wydarzeń.
8. Ochrona wydarzeń:
a) Usługa ochroniarska 3 licencjonowanych ochroniarzy na czas trwania imprez (w tym dopilnowanie aby liczba uczestników jednego wydarzenia nie przekroczyła 250 osób).
9. Ubezpieczanie wydarzeń:
a) Ubezpieczenie OC i NNW otwartego wydarzenia publicznego do 1000 osób.
10. Usługi gastronomiczne:
a) Usługa gastronomiczna – stół szwedzki lub/i wydawanie posiłków (przez 5 godz. lub do wyczerpania produktów) np. hot-dogi, bigos, grochówka, kiełbaska na gorąco, kanapki itp. W sumie 300 porcji na każde wydarzenie. Obligatoryjnie osoba wydająca posiłki musi posiadać niezbędne uprawnienia i zachowywać przepisy BHP oraz obostrzenia wynikające ze stanu epidemii.
b) Wynajęcie sprzętu gastronomicznego (urządzenie do przygotowania/przechowywania ciepłych/zimnych posiłków, stół do wydawania posiłków, naczynia i sztućce jednorazowe). Sprzęt obligatoryjnie musi spełniać wszystkie przepisy BHP oraz obostrzenia wynikające ze stanu epidemii.
11. Toalety przenośne:
a) Wynajem 3 przenośnych toalet na czas trwania wydarzeń.
12. Występy zespołów na żywo:
a) Zapewnienie 2 występów na żywo zespołów muzycznych coverowych podczas pierwszego i ostatniego wydarzenia (występ powinien trwać ok 2 godz. podczas każdego wydarzenia). Repertuar zespołu powinien zawierać taneczne hity.
13. Agregat prądotwórczy:
a) Wynajem agregatu prądotwórczego o odpowiedniej mocy, wraz z paliwem na czas trwania wydarzeń (5 godz.),
b) Zapewnienie obsługi technicznej agregatu oraz sprzętów elektrycznych wykorzystywanych podczas wydarzeń.
14. Transport, montaż i demontaż:
a) Zapewnienie transportu wszystkich elementów, które będą wykorzystane podczas wydarzeń,
b) Rozładowanie z transportu, montaż i ustawienie wszystkich elementów – usługa musi być wykonana przed rozpoczęciem wydarzenia.
c) Demontaż i załadowanie do transportu wszystkich elementów wykorzystanych podczas wydarzenia.
3. Termin realizacji:
Termin realizacji 3, 10, 17, 24, 31 lipca 2021 r.
4. Kryterium wyboru oferty:
KRYTERIUM nr 1 – CENA OFERTOWA BRUTTO – 85%
oferta z najniższą ceną ofertową brutto
Cena ofertowa brutto = ---------------------------------------------------- X 85 pkt.
cena ofertowa brutto oferty ocenianej
W kryterium nr 1 można uzyskać maksymalnie 85 pkt.
KRYTERIUM nr 2 – DOŚWIADCZENIE OFERENTA – 15%
Ocenie podlegać będą należycie wykonane usługi w takim samym lub podobnym charakterze, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert. Oferent jednocześnie oświadcza, że może uzyskać poświadczenie potwierdzające należyte wykonanie usługi lub w przypadku z uzasadnionych przyczyn, oświadczenia wykonawcy (wraz z podaniem przyczyn nieuzyskania poświadczenia).
Kryterium doświadczenie Wykonawcy będzie punktowane zgodnie z poniższą punktacją:
- 3 należycie wykazane usługi – 15 pkt,
- 2 należycie wykazane usługi – 10 pkt,
- 1 należycie wykazana usługa – 5 pkt.
W kryterium nr 2 można uzyskać maksymalnie 15 pkt.
Zamawiający nie przyzna punktów, jeżeli: usługa nie będzie dotyczyła przedmiotu zamówienia, istnieją rozbieżności pomiędzy załączonym dowodem (na wezwanie zamawiającego), a wpisem w tabelę wykazu doświadczenia, dowód nie potwierdza należytego wykonania usługi.
5. Sposób przygotowania oferty:
Oferta powinna być przygotowana z uwzględnieniem poniższych zasad:
- Wykonawca zobowiązany jest do złożenia oferty na wszystkie części zamówienia.
- prosimy o podanie w formularzu cenowym (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) wysokości jednostkowych cen brutto;
- każdy Wykonawca może złożyć tylko jedna ofertę (w danej części zamówienia);
- Wykonawcy nie wolno samodzielnie modyfikować treści druku formularza cenowego poprzez dodawanie lub ujmowanie z niego jakichkolwiek pozycji, czy też poprzez zmieniane danych;
- ceny jednostkowe brutto przedstawione w formularzu cenowym muszą uwzględniać wszelkie koszty, jakie będzie zobowiązany ponieść Zamawiający z tytułu realizacji zamówienia, w tym przewidziane prawem podatki obowiązujące w dniu składnia oferty wraz z ewentualnymi upustami lub narzutami, które stanowią składniki cenotwórcze danej ceny jednostkowej;
- ceny jednostkowe brutto podane w formularzu cenowym muszą być wyrażone
w złotych polskich liczbowo, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku; - ofertę podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji Wykonawcy zgodnie z odpowiednim dokumentem rejestrowym lub posiadanym upoważnieniem.
6. Miejsce i termin składania ofert:
Oferty należy składać osobiście w biurze podawczym:
Gmina Czosnów
ul. Gminna 6
05-152 Czosnów
w terminie do dnia 16 czerwca 2021 r. do godz. 16.00
Oferty złożone po wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, nie będą rozpatrywane.
7. Zapytania dotyczące przedmiotu zamówienia:
Wszelkich informacji dotyczących przedmiotu zamówienia udziela Pan Leszek Giziński – Wydział Oświaty, Kultury i Promocji; tel.: (22) 785 02 01 lub (wew. 172); adres e-mail: lgizinski@czosnow.pl
8. Obowiązki informacyjne wynikające z przepisów RODO:
1) Zamawiający informuje, iż w związku z obowiązującymi przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), tzw. RODO, na gruncie zamówień publicznych administratorem danych osobowych obowiązanym do spełnienia obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO jest w szczególności:
a) Zamawiający – względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał. Dotyczy to w szczególności:
- Wykonawcy będącego osobą fizyczną,
- Wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą,
- pełnomocnika Wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone
w pełnomocnictwie),
- członka organu zarządzającego lub prokurenta Wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRS).
b) Wykonawca - względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał. Dotyczy to w szczególności:
- osoby fizycznej skierowanej do realizacji zamówienia,
- podwykonawcy będącego osobą fizyczną,
- podwykonawcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą,
- pełnomocnika podwykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone
w pełnomocnictwie),
- członka organu zarządzającego podwykonawcy lub prokurenta podwykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRS);
c) Podwykonawca - względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał. Dotyczy to w szczególności osoby fizycznej skierowanej do realizacji zamówienia.
2) Zamawiający realizując obowiązek informacyjny, o którym mowa w pkt 1, kieruje do wszystkich osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyska w trakcie prowadzenia niniejszego postępowania, informację odnośnie przetwarzania ich danych osobowych w treści wskazanej w załączniku nr 3 do zapytania ofertowego (Klauzula informacyjna z art. 13 RODO). Zamawiający wskazuje, iż wszystkie osoby fizyczne przekazujące swoje dane osobowe bezpośrednio Zamawiającemu, zobowiązane są do zapoznania się z niniejszą klauzulą.
3) Zamawiający wskazuje, że Wykonawca/podwykonawca zobowiązany jest podczas pozyskiwania danych osobowych na potrzeby niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i ewentualnego zawarcia i realizacji umowy o zamówienie publiczne, wypełnić obowiązek informacyjny, o którym mowa w ust. 1, wynikający z art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te bezpośrednio pozyskał. W przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą, Wykonawca zobowiązany jest zrealizować również obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO. Zamawiający informuje, iż obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i art. 14 RODO powinien być wykonany przez Wykonawcę w zakresie wskazanym w art. 13 i 14 RODO, a stosowna informacja w tym zakresie powinna dotrzeć w sposób zindywidualizowany do osoby, której dane dotyczą. Wypełnienie obowiązku informacyjnego, o którym mowa wyżej, Wykonawca zobowiązany jest potwierdzić poprzez złożenie stosownego oświadczenia w treści formularza cenowego, stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Zamawiający wskazuje Wykonawcy, iż zgodnie z art. 12 RODO, obowiązek informacyjny powinien być przez Wykonawcę zrealizowany w łatwo dostępnej formie, zwięzłym, przejrzystym, zrozumiałym, jasnym i prostym językiem. Zamawiający wskazuje również, iż obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO i art. 14 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba, której dane dotyczą, dysponuje już takimi informacjami.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem realizacji usługi i otrzymanie od Państwa oferty nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec stron.
Jednocześnie informujemy, że w niniejszym postępowaniu nie stosuje się ustawy – Prawo zamówień publicznych, lecz wynika ono z ustawy o finansach publicznych, Kodeksu Cywilnego oraz wewnętrznego Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 130 000 zł, bez podatku towaru i usług.
O wyniku postępowania zostaną Państwo poinformowani drogą mailową, dlatego prosimy o podanie danych kontaktowych w druku formularza cenowego.
Załączniki: