Kompleksowe przygotowanie i przeprowadzenie inscenizacji historycznej
ZAPYTANIE OFERTOWE
Działając na podstawie regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 130 000,00 zł, zwracam się z zapytaniem o przedstawienie oferty na realizację zadania pn.:
„Kompleksowe przygotowanie i przeprowadzenie inscenizacji historycznej”
- 1. Zamawiający:
GMINA CZOSNÓW
reprezentowany przez:
WÓJTA GMINY CZOSNÓW
ul. Gminna 6
05-152 Czosnów
tel.: (22) 785 02 01 fax.: (22) 785 00 57
Komórka merytoryczna prowadząca sprawę:
Wydział Oświaty Kultury i Promocji
- 2. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia w niniejszym postępowaniu jest kompleksowe przygotowanie i przeprowadzenie inscenizacji historycznej w Gminie Czosnów miesiącu październiku 2021 r.Przewidywana liczba osób: maksymalnie do 900 osób (maksymalna dopuszczalna liczba osób musi wynikać z aktualnych zasad i obostrzeń związanych z przeciwdziałaniem rozprzestrzeniania się COVID-19), czas trwania wydarzenia w sumie ok. 5 godz.
Część 1. Przygotowanie i przeprowadzenie inscenizacji historycznej:
- Usługa przeprowadzenia, koordynacji i organizacji całości wydarzenia od strony rekonstrukcyjnej, w tym: przygotowania niezbędnej dokumentacji, rozliczenia strony finansowej i przedstawienia kompletu dokumentów Zamawiającemu.
- Usługa udziału w inscenizacji historycznej: 20 rekonstruktorów w kompletnych polskich mundurach wz. 36 (w tym ok. 5 mundurów, które mogą być wykorzystane na 1944 rok) wraz z replikami i wyposażeniem broni odpowiadającej okresowi historycznemu.
- Usługa udziału w inscenizacji historycznej: 20 rekonstruktorów w niemieckich mundurach na okres września 1939 roku oraz (w tym ok. 5 w mundurów SS z 1944 r.).
- Usługa udziału w inscenizacji historycznej: 5 kawalerzystów w polskich mundurach przedwojennych (historycznie zgodnych z rokiem 1939), wraz z osiodłanymi końmi (wyposażenie na 1939 r.) oraz odpowiednimi replikami broni.
- Usługa udziału w inscenizacji historycznej: 20 rekonstruktorów odtwarzających polską ludność cywilną z okresu przedwojennego i okresu okupacji wraz z replikami przedwojennych narzędzi rolniczych (np. grabie, wiadra, kosy, widły itp.)
- Usługa zbudowania scenografii historycznej: diorama 1 drewnianego domku wiejskiego stylizowanego na okres przedwojenny oraz 3 duże snopki siana.
- Wynajem na inscenizację historyczną 40 sztuk broni strzelającej ślepą amunicją, historycznie pasującą do 1939 roku (20 szt. dla strony polskiej oraz 20 szt. dla strony niemieckiej) oraz 600 szt. amunicji hukowej do tej broni.
- Wynajem na inscenizację historyczną 2 sztuk broni maszynowej strzelającej ślepą amunicją, historycznie pasującą do 1939 roku (np. CKM dla strony polskiej i MG34 dla strony niemieckiej) oraz 100 szt. amunicji hukowej do tej broni (ok. 50 dla strony polskiej i ok. 50 dla strony niemieckiej).
- Wynajem / usługa na inscenizację historyczną: 2 niemieckich pojazdów opancerzonych lub czołgów z okresu września 1939 wraz z obsługą (np. Kfz.13 „Adler”, Panzerkampfwagen II, itp.)
- Wynajem / usługa na inscenizację historyczną: niemiecki motocykl wraz obsługą pasujący historycznie na wrzesień 1939 r.
- Wynajem na inscenizację historyczną: Replika karabinu maszynowego browning (strzelającego - gazowego).
- Usługa pirotechniczna podczas inscenizacji historycznej ok. 25 wybuchów (obligatoryjnie firma musi posiadać odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie).
- Usługa przygotowania autorskiego komentarza historycznego skorelowanego ze scenariuszem jednodniowego widowiska oraz jego wygłoszenie (obsługa lektorska) wydarzenia. Czas trwania ok. 2 godz.
Część 2. Obsługa techniczna wydarzenia:
- Zapewnienie nagłośnienia wraz z obsługą podczas wydarzenia:
a) Sprzęt nagłaśniający - zapewniający odpowiednie nagłośnienie na wydarzenie z przewidywaną liczbą 900 osób (maksymalna dopuszczalna liczba osób musi wynikać z aktualnych zasad i obostrzeń związanych z przeciwdziałaniem rozprzestrzeniania się COVID-19),
b) Zapewnienie odpowiedniej obsługi technicznej do sprzętu,
c) Zapewnienie 2 mikrofonów bezprzewodowych dla konferansjera i lektora wydarzenia,
d) Oddzielenie miejsca dla widowni od pola inscenizacji (np. bramkami, taśmą).
- Usługa realizatora dźwięku:
a) Przygotowanie utworów muzycznych,
b) Zapewnienie odpowiedniej oprawy muzycznej podczas wydarzenia (w sumie ok. 5 godz.),
c) Przygotowanie i odtwarzanie komunikatu dotyczącego bezpieczeństwa związanego widowiska z użyciem pirotechniki, natężenia hałasu oraz odtwarzaniem scen batalistycznych.
d) Przygotowanie i odtwarzanie komunikatu dotyczącego zasad i obostrzeń związanych z epidemią COVID-19.
- Zapewnienie bezpieczeństwa medycznego podczas wydarzenia:
a) Zabezpieczanie medyczne otwartego wydarzenia publicznego (obligatoryjnie – osoby z odpowiednimi, kwalifikacjami),
- Zapewnienie agregatu prądotwórczego:
a) Zapewnienie agregatu/agregatów prądotwórczego/ych (wraz z paliwem), zasilającego nagłośnienie oraz oświetlenie podczas wydarzenia (co najmniej 5 godz.),
b) Zapewnienie odpowiedniej długości przewodów elektrycznych,
c) Zapewnienie obsługi technicznej.
- Ubezpieczenie wydarzenia:
a) Ubezpieczenie OC i NNW otwartego wydarzenia publicznego do 900 osób.
- Opłaty licencyjne:
a) Uiszczenie opłat ZAiKS lub innych opłat licencyjnych (w zależności od licencjodawcy z jakiego będzie korzystał Oferent).
- Zabezpieczenie pola inscenizacji wg. wytycznych – wyznaczenie, oznaczenie i odgrodzenie (np. płoty, słupki, taśma):
a) parkingu dla samochodów,
b) widowni i gości,
c) strefy handlowej / wystaw,
d) strefy dla mediów.
- Zapewnienie nocnego oświetlenia pola inscenizacji – reflektory ze zdalną regulacją poziomu światła do doświetlenia scenografii na polu inscenizacji: 4 reflektory duże – do oświetlenia „pola bitwy”, 2 mniejsze - do oświetlenia elementów scenografii.
- 3. Termin realizacji:
Termin realizacji przedmiotu zadania październik 2021 r.
- 4. Kryterium wyboru oferty:
KRYTERIUM nr 1 – CENA OFERTOWA BRUTTO – 85%
oferta z najniższą ceną ofertową brutto
Cena ofertowa brutto = ---------------------------------------------------- X 85 pkt.
cena ofertowa brutto oferty ocenianej
W kryterium nr 1 można uzyskać maksymalnie 85 pkt.
KRYTERIUM nr 2 – DOŚWIADCZENIE OFERENTA – 15%
Ocenie podlegać będą należycie wykonane usługi w takim samym lub podobnym charakterze, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert. Oferent jednocześnie oświadcza, że może uzyskać poświadczenie potwierdzające należyte wykonanie usługi lub w przypadku z uzasadnionych przyczyn, oświadczenia wykonawcy (wraz z podaniem przyczyn nieuzyskania poświadczenia).
Kryterium doświadczenie Wykonawcy będzie punktowane zgodnie z poniższą punktacją:
- 3 należycie wykazane usługi – 15 pkt,
- 2 należycie wykazane usługi – 10 pkt,
- 1 należycie wykazana usługa – 5 pkt.
W kryterium nr 2 można uzyskać maksymalnie 15 pkt.
Zamawiający nie przyzna punktów, jeżeli: usługa nie będzie dotyczyła przedmiotu zamówienia, istnieją rozbieżności pomiędzy załączonym dowodem (na wezwanie zamawiającego), a wpisem w tabelę wykazu doświadczenia, dowód nie potwierdza należytego wykonania usługi.
5. Sposób przygotowania oferty:
Oferta powinna być przygotowana z uwzględnieniem poniższych zasad:
- Wykonawca zobowiązany jest do złożenia oferty na wszystkie części zamówienia.
- prosimy o podanie w formularzu cenowym (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) wysokości jednostkowych cen brutto;
- każdy Wykonawca może złożyć tylko jedna ofertę (w danej części zamówienia);
- Wykonawcy nie wolno samodzielnie modyfikować treści druku formularza cenowego poprzez dodawanie lub ujmowanie z niego jakichkolwiek pozycji,czy też poprzez zmieniane danych;
- ceny jednostkowe brutto przedstawione w formularzu cenowym muszą uwzględniać wszelkie koszty, jakie będzie zobowiązany ponieść Zamawiający z tytułu realizacji zamówienia, w tym przewidziane prawem podatki obowiązujące w dniu składnia oferty wraz z ewentualnymi upustami lub narzutami, które stanowią składniki cenotwórcze danej ceny jednostkowej;
- ceny jednostkowe brutto podane w formularzu cenowym muszą być wyrażone
w złotych polskich liczbowo, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku; - ofertę podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji Wykonawcy zgodnie z odpowiednim dokumentem rejestrowym lub posiadanym upoważnieniem.
- 6. Miejsce i termin składania ofert:
Oferty w formie pisemnej należy składać na adres:
Gmina Czosnów
ul. Gminna 6
05-152 Czosnów
w terminie do dnia 3.09.2021 r. do godz. 16.00
Oferty złożone po wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, nie będą rozpatrywane.
O zachowaniu terminu decyduje data wpływu.
- 7. Zapytania dotyczące przedmiotu zamówienia:
Wszelkich informacji dotyczących przedmiotu zamówienia udziela Pan Leszek Giziński – Wydział Oświaty, Kultury i Promocji; tel.: (22) 785 02 01 lub (wew. 172); adres e-mail: lgizinski@czosnow.pl
- 8. Obowiązki informacyjne wynikające z przepisów RODO:
1) Zamawiający informuje, iż w związku z obowiązującymi przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), tzw. RODO, na gruncie zamówień publicznych administratorem danych osobowych obowiązanym do spełnienia obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO jest w szczególności:
a) Zamawiający – względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał. Dotyczy to w szczególności:
- Wykonawcy będącego osobą fizyczną,
- Wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą,
- pełnomocnika Wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone
w pełnomocnictwie),
- członka organu zarządzającego lub prokurenta Wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRS).
b) Wykonawca - względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał. Dotyczy to w szczególności:
- osoby fizycznej skierowanej do realizacji zamówienia,
- podwykonawcy będącego osobą fizyczną,
- podwykonawcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą,
- pełnomocnika podwykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone
w pełnomocnictwie),
- członka organu zarządzającego podwykonawcy lub prokurenta podwykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRS);
c)Podwykonawca - względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał. Dotyczy to w szczególności osoby fizycznej skierowanej do realizacji zamówienia.
2) Zamawiający realizując obowiązek informacyjny, o którym mowa w pkt 1, kieruje do wszystkich osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyska w trakcie prowadzenia niniejszego postępowania, informację odnośnie przetwarzania ich danych osobowych w treści wskazanej w załączniku nr 3 do zapytania ofertowego (Klauzula informacyjna z art. 13 RODO). Zamawiający wskazuje, iż wszystkie osoby fizyczne przekazujące swoje dane osobowe bezpośrednio Zamawiającemu, zobowiązane są do zapoznania się z niniejszą klauzulą.
3) Zamawiający wskazuje, że Wykonawca/podwykonawca zobowiązany jest podczas pozyskiwania danych osobowych na potrzeby niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i ewentualnego zawarcia i realizacji umowy o zamówienie publiczne, wypełnić obowiązek informacyjny, o którym mowa w ust. 1, wynikający z art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą, i od których dane te bezpośrednio pozyskał. W przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą, Wykonawca zobowiązany jest zrealizować również obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO. Zamawiający informuje, iż obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i art. 14 RODO powinien być wykonany przez Wykonawcę w zakresie wskazanym
w art. 13 i 14 RODO, a stosowna informacja w tym zakresie powinna dotrzeć w sposób zindywidualizowany do osoby, której dane dotyczą. Wypełnienie obowiązku informacyjnego, o którym mowa wyżej, Wykonawca zobowiązany jest potwierdzić poprzez złożenie stosownego oświadczenia w treści formularza cenowego, stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Zamawiający wskazuje Wykonawcy, iż zgodnie z art. 12 RODO, obowiązek informacyjny powinien być przez Wykonawcę zrealizowany w łatwo dostępnej formie, zwięzłym, przejrzystym, zrozumiałym, jasnym i prostym językiem. Zamawiający wskazuje również, iż obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO i art. 14 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba, której dane dotyczą, dysponuje już takimi informacjami.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem realizacji usługi i otrzymanie od Państwa oferty nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec stron.
Jednocześnie informujemy, że w niniejszym postępowaniu nie stosuje się ustawy – Prawo zamówień publicznych, lecz wynika ono z ustawy o finansach publicznych, Kodeksu Cywilnego oraz wewnętrznego Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 130 000 zł, bez podatku towaru i usług.
O wyniku postępowania zostaną Państwo poinformowani drogą mailową, dlatego prosimy o podanie danych kontaktowych w druku formularza cenowego.
Załączniki: