Przygotowanie i przeprowadzenie 5 wydarzeń tanecznych
ZAPYTANIE OFERTOWE
Działając na podstawie regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 130 000 zł, zwracam się z zapytaniem o przedstawienie oferty na realizację zadania pn.:
„Przygotowanie i przeprowadzenie 5 wydarzeń tanecznych
- Potańcówki w Gminie Czosnów”
1. Zamawiający:
GMINA CZOSNÓW
reprezentowany przez:
WÓJTA GMINY CZOSNÓW
Gminna 6
05-152 Czosnów
tel.: (22) 785 02 01 fax.: (22) 785 00 57
Komórka merytoryczna prowadząca sprawę:
Wydział Oświaty Kultury i Promocji
- Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia w niniejszym postępowaniu jest przygotowanie i obsługa techniczna wydarzenia – 5 wydarzeń tanecznych w Gminie Czosnów w maju/czerwcu 2022 roku. Przewidywana liczba uczestników jednego wydarzenia: do 300 osób, czas trwania 5 godz.
Zapewnienie nagłośnienia wraz z obsługą i sprzętem podczas wydarzenia:
- Transport / rozstawienie sprzętu – godzinę przed wydarzeniem. Złożenie sprzętu – po wydarzeniu.
- Sprzęt nagłaśniający – (głośniki, konsola, miejsce dla DJ) zapewniający odpowiednie nagłośnienie na wydarzenia z przewidywaną liczbą uczestników ok. 300 osób.
- Zapewnienie odpowiedniej obsługi technicznej podczas wydarzenia.
- Zapewnienie 2 mikrofonów bezprzewodowych dla prowadzących wydarzenie.
- Namiot 3x3m dla obsługi.
Wynajem podestu do tańca 7x7m, na wydarzenie:
- Transport / rozstawienie – godzinę przed wydarzeniem. Złożenie – po wydarzeniu.
- Stabilny podest zapewniający bezpieczną zabawę taneczną – rozmiar podestu 7x7 m.
Wynajem oświetlenia, na wydarzenie:
- Transport / rozstawienie – godzinę przed wydarzeniem. Złożenie – po wydarzeniu.
- Obsługa techniczna oświetlenia podczas wydarzenia.
- Zapewnienie kolorowych lamp ozdobnych – 6 szt.
- Zapewnienie kolorowych lamp „girlandy” – 15 m – 2 szt.
- Zapewnienie i umieszczenie 4 stabilnych słupów (wysokość ok. 2m), na których będą umieszczone kolorowe girlandy.
- Zapewnienie oświetlenia laserowego – 1 szt.
- Zapewnienie wytwornicy dymu.
- Rozstawienie i podłączenie oświetlenia.
Usługa DJ podczas wydarzenia:
- Przygotowanie i odtwarzanie tanecznych utworów muzycznych w tym popularnych hitów muzycznych dobranych do charakteru wydarzenia.
- Obsługa techniczna sprzętu muzycznego i nagłośnienia.
Opłaty licencyjne na otwarte wydarzenie taneczne:
- Uiszczenie opłat licencyjnych – ZAiKS itp.
Animator – prowadzenie wydarzenia:
- Prowadzenie wydarzeń.
- Przywitanie gości.
- Informowanie o finansowaniu wydarzeń.
- Zachęcanie uczestników imprezy do wspólnej zabawy,
- Przeprowadzenie warsztatów, konkursów i zabaw tanecznych.
Ochrona wydarzenia:
- Usługa ochroniarska 3 licencjonowanych ochroniarzy na czas trwania imprezy.
Ubezpieczanie otwartego wydarzenia tanecznego:
- Ubezpieczenie OC i NNW otwartego wydarzenia publicznego do 300 osób.
Usługi gastronomiczne:
- Transport / rozstawienie – godzinę przed wydarzeniem. Złożenie – po wydarzeniu.
- Usługa gastronomiczna – przygotowanie i wydawanie ciepłych posiłków z grilla np. kiełbasa, kaszanka lub karkówka z chlebem i dodatkami (ketchup, musztarda itp.). W sumie 200 porcji na każde wydarzenie. Obligatoryjnie osoba wydająca posiłki musi posiadać niezbędne uprawnienia i kwalifikacje oraz stosować przepisy BHP.
- Zapewnienie sprzętu gastronomicznego (urządzenie do przygotowania / przechowywania ciepłych posiłków (grill), stół do wydawania posiłków, naczynia i sztućce jednorazowe). Sprzęt obligatoryjnie musi spełniać wszystkie przepisy BHP.
- Namiot 3x3 dla obsługi gastronomicznej.
Toalety przenośne:
- Transport / rozstawienie – co najmniej godzinę przed wydarzeniem. Złożenie – po wydarzeniu.
- Zapewnienie 2 przenośnych toalet na czas trwania wydarzenia,
- Zapewnienie płynu do dezynfekcji oraz kosza na artykuły higieny osobistej.
Agregat prądotwórczy:
- Transport / rozstawienie – godzinę przed wydarzeniem. Złożenie – po wydarzeniu.
- Zapewnienie agregatu prądotwórczego o odpowiedniej mocy zapewniającej energię elektryczną dla wydarzenia tanecznego, wraz z paliwem na czas trwania wydarzenia,
- Zapewnienie obsługi technicznej agregatu oraz sprzętów elektrycznych/elektronicznych wykorzystywanych podczas wydarzenia.
- Termin realizacji:
Termin realizacji w okresie od 6 maja do 17 czerwca 2022 r.
- Kryterium wyboru oferty: cena ofertowa brutto.
- Sposób przygotowania oferty:
Oferta powinna być przygotowana z uwzględnieniem poniższych zasad:
- Wykonawca zobowiązany jest do złożenia oferty na wszystkie części zamówienia.
- prosimy o podanie w formularzu cenowym (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) wysokości jednostkowych cen brutto;
- każdy Wykonawca może złożyć tylko jedna ofertę (w danej części zamówienia);
- Wykonawcy nie wolno samodzielnie modyfikować treści druku formularza cenowego poprzez dodawanie lub ujmowanie z niego jakichkolwiek pozycji, czy też poprzez zmieniane danych;
- ceny jednostkowe brutto przedstawione w formularzu cenowym muszą uwzględniać wszelkie koszty, jakie będzie zobowiązany ponieść Zamawiający z tytułu realizacji zamówienia, w tym przewidziane prawem podatki obowiązujące w dniu składnia oferty wraz z ewentualnymi upustami lub narzutami, które stanowią składniki cenotwórcze danej ceny jednostkowej;
- ceny jednostkowe brutto podane w formularzu cenowym muszą być wyrażone
w złotych polskich liczbowo, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku; - ofertę podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji Wykonawcy zgodnie z odpowiednim dokumentem rejestrowym lub posiadanym upoważnieniem.
- Miejsce i termin składania ofert:
Oferty należy składać osobiście w sekretariacie:
Gmina Czosnów
- Gminna 6
05-152 Czosnów
w terminie do dnia 22.04.2022 r.
Oferty złożone po wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, nie będą rozpatrywane.
- Zapytania dotyczące przedmiotu zamówienia:
Wszelkich informacji dotyczących przedmiotu zamówienia udziela Pan Leszek Giziński – Wydział Oświaty, Kultury i Promocji; tel.: (22) 785 02 01 lub (wew. 172); adres e-mail: lgizinski@czosnow.pl
- Obowiązki informacyjne wynikające z przepisów RODO:
- Zamawiający informuje, iż w związku z obowiązującymi przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), tzw. RODO, na gruncie zamówień publicznych administratorem danych osobowych obowiązanym do spełnienia obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO jest w szczególności:
- Zamawiający – względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał. Dotyczy to w szczególności:
- Wykonawcy będącego osobą fizyczną,
- Wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą,
- pełnomocnika Wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone
w pełnomocnictwie),
- członka organu zarządzającego lub prokurenta Wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRS).
- Wykonawca - względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał. Dotyczy to w szczególności:
- osoby fizycznej skierowanej do realizacji zamówienia,
- podwykonawcy będącego osobą fizyczną,
- podwykonawcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą,
- pełnomocnika podwykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone
w pełnomocnictwie),
- członka organu zarządzającego podwykonawcy lub prokurenta podwykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRS);
- Podwykonawca - względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał. Dotyczy to w szczególności osoby fizycznej skierowanej do realizacji zamówienia.
2) Zamawiający realizując obowiązek informacyjny, o którym mowa w pkt 1, kieruje do wszystkich osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyska w trakcie prowadzenia niniejszego postępowania, informację odnośnie przetwarzania ich danych osobowych w treści wskazanej w załączniku nr 3 do zapytania ofertowego (Klauzula informacyjna z art. 13 RODO). Zamawiający wskazuje, iż wszystkie osoby fizyczne przekazujące swoje dane osobowe bezpośrednio Zamawiającemu, zobowiązane są do zapoznania się z niniejszą klauzulą.
3) Zamawiający wskazuje, że Wykonawca/podwykonawca zobowiązany jest podczas pozyskiwania danych osobowych na potrzeby niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i ewentualnego zawarcia i realizacji umowy o zamówienie publiczne, wypełnić obowiązek informacyjny, o którym mowa w ust. 1, wynikający z art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą, i od których dane te bezpośrednio pozyskał. W przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą, Wykonawca zobowiązany jest zrealizować również obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO. Zamawiający informuje, iż obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i art. 14 RODO powinien być wykonany przez Wykonawcę w zakresie wskazanym
w art. 13 i 14 RODO, a stosowna informacja w tym zakresie powinna dotrzeć w sposób zindywidualizowany do osoby, której dane dotyczą. Wypełnienie obowiązku informacyjnego, o którym mowa wyżej, Wykonawca zobowiązany jest potwierdzić poprzez złożenie stosownego oświadczenia w treści formularza cenowego, stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Zamawiający wskazuje Wykonawcy, iż zgodnie z art. 12 RODO, obowiązek informacyjny powinien być przez Wykonawcę zrealizowany w łatwo dostępnej formie, zwięzłym, przejrzystym, zrozumiałym, jasnym i prostym językiem. Zamawiający wskazuje również, iż obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO i art. 14 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba, której dane dotyczą, dysponuje już takimi informacjami.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem realizacji usługi i otrzymanie od Państwa oferty nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec stron.
Jednocześnie informujemy, że w niniejszym postępowaniu nie stosuje się ustawy – Prawo zamówień publicznych, lecz wynika ono z ustawy o finansach publicznych, Kodeksu Cywilnego oraz wewnętrznego Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 130 000 zł, bez podatku towaru i usług.
O wyniku postępowania zostaną Państwo poinformowani drogą mailową, dlatego prosimy o podanie danych kontaktowych w druku formularza cenowego.
Załączniki:
- Formularz cenowy.
- Wzór umowy o realizację zamówienia publicznego.
- Klauzula informacyjna RODO.
- Oświadczenie.