Sukcesywne dostawy materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek oraz serwis tych urządzeń wraz z dostawą papieru ksero
Czosnów, dnia 03.12.2021 r.
ZAPROSZENIE
DO SKŁADANIA OFERTY CENOWEJ
Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz U. 2021 poz. 1129) przepisy ustawy stosuje się do udzielania zamówień klasycznych oraz organizowania konkursów, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 złotych. W związku z tym niniejsze zapytanie ofertowe przeprowadza się bez stosowania przepisów w/w ustawy,
Gmina Czosnów ogłasza postępowanie w formie zaproszenia do składania ofert na: sukcesywne dostawy materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek oraz serwis tych urządzeń wraz z dostawą papieru ksero do Urzędu Gminy Czosnów.
I. Przedmiot i zakres zamówienia: sukcesywne dostawy materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek oraz serwis tych urządzeń wraz z dostawą papieru ksero do siedziby Urzędu Gminy Czosnów, ul. Gminna 6, 05-152 Czosnów, których szczegółowy opis oraz orientacyjne zapotrzebowanie określa załącznik nr 1A do niniejszego zaproszenia do złożenia oferty.
II. Warunki realizacji przedmiotowego zamówienia:
1) Sposób realizacji zamówienia dotyczący dostarczania materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek oraz papieru ksero:
1. Artykuły papiernicze i materiały eksploatacyjne do drukarek i faksów będą dostarczane do siedziby Zamawiającego w wyznaczone przez Zamawiającego miejsce, po uprzednim złożeniu zamówienia (przesłaniu przez Zamawiającego faksem lub e - mailem), w terminie dwóch dni od daty złożenia zamówienia.
2. Wykonawca musi zapewnić kompletność asortymentu. Wymagany asortyment musi być dobrej jakości, Wykonawca jest zobowiązany udzielić co najmniej 12-to miesięcznej gwarancji na dostarczany towar.
3. Wykonawca gwarantuje, że dostarczone materiały eksploatacyjne do drukarek i kserokopiarek będą wysokiej jakości oraz zapewnią kompatybilność pracy z urządzeniami Zamawiającego, należyte bezpieczeństwo oraz, że posiadają właściwe opakowanie i oznakowanie.
4. Szczegółowy opis potrzeb Zamawiającego, zawierający typ sprzętu, jakim dysponuje Zamawiający i rodzaj materiału eksploatacyjnego zalecanego przez producenta sprzętu oraz orientacyjne ilości dostaw w okresie objętym zamówieniem, został zawarty w załączniku nr 1A. Zamawiający informuje, że dopuszcza składanie ofert jakościowo równoważnych, spełniających równoważne parametry, określone w załączniku nr 1A.
5. Pod pojęciem „fabrycznie nowe” Zamawiający rozumie produkty wykonane w 100% z fabrycznie nowych elementów tj. nowa obudowa, nowy bęben światłoczuły, nowy toner, nowy tusz wraz z nowym pojemnikiem, nowe opakowanie nie noszące znamion otwierania, bez śladów uszkodzeń, symbolem produktu i terminem przydatności do użytku. Przez produkt równoważny Zamawiający rozumie produkt kompatybilny ze sprzętem, do którego jest zamówiony, o parametrach takich samych bądź lepszych (pojemność tuszu/tonera, wydajność i jakość wydruku) w stosunku do oryginału produkowanego przez producenta urządzenia.
6. Nie dopuszcza się możliwości zaoferowania produktów regenerowanych, refabrykowanych, poddanych procesowi ponownego napełniania, a także takich w których wymienione zostały jakiekolwiek elementy, a także materiały.
7. W związku z posiadaniem drukarek objętych okresem gwarancji zakupu, która obliguje do stosowania oryginalnych materiałów eksploatacyjnych, Zamawiający wymaga zaoferowania tylko asortymentu zalecanego przez producenta (oryginalnego).
8. Wykonawca gwarantuje, że zamontowanie i używanie dostarczonych przez niego materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek nie spowoduje utraty praw gwarancji producenta urządzenia, do którego są przeznaczone.
Jeżeli w trakcie umowy Zamawiający stwierdzi, iż wydajność, jakość lub niezawodność dostarczonych produktów niekorzystnie odbiega od wymagań producenta faksów lub drukarek, Wykonawca zobowiązuje się do gwarancyjnej wymiany produktu na nowy, wolny od wad w terminie 2 dni (w dni robocze) od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego o wadliwym produkcie (e-mailem, faksem lub telefonicznie). Wymiana nastąpi w siedzibie Zamawiającego na koszt i ryzyko Wykonawcy w razie stwierdzenia wad produktu.
9. W przypadku dostarczenia materiałów równoważnych Wykonawca zobowiązuje się do:
a) Udzielenia gwarancji na dostarczone materiały eksploatacyjne do drukarek i kserokopiarek do wyczerpania się środka barwiącego.
b) Pokrycia kosztów naprawy drukarki lub kserokopiarki, gdy jej uszkodzenie powstało w wyniku stosowania materiałów eksploatacyjnych dostarczonych przez Wykonawcę. Za podstawę żądania przez Zamawiającego naprawy drukarki lub kserokopiarki (włączając w to wymianę bębna lub głowicy) uważa się pisemną ekspertyzę rzeczoznawcy lub konserwatora sprzętu. Koszty związane z ekspertyzą oraz naprawą ponosi Wykonawca.
10. Dostarczone materiały eksploatacyjne do drukarek i kserokopiarek muszą posiadać na opakowaniach zewnętrznych nazwę (typ, symbol) materiału, numer katalogowy, opis zawartości, termin przydatności do użycia.
11. Artykuły papiernicze oraz materiały eksploatacyjne do drukarek i kserokopiarek będą dostarczane partiami, stosownie do potrzeb, od dnia 01.01.2022 r. do dnia 31.12.2022 r. Wielkość dostarczenia każdej partii papieru oraz materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek będzie wynikać z jednostronnej dyspozycji osób odpowiedzialnych za realizację przedmiotu umowy.
12. Wykonawca dostarczy zamówiony papier oraz materiały eksploatacyjne swoim transportem, w ciągu 2 dni roboczych do siedziby Zamawiającego, w godz. 9.00-17.00 w poniedziałki i w godz. 8.00-16.00 od wtorku do piątku.
13. Wykonawca jest zobowiązany do odbioru pustych, zużytych opakowań po materiałach eksploatacyjnych i poddanie ich recyklingowi lub utylizacji. Odbiór przez Wykonawcę pustych opakowań będzie następował sukcesywnie po telefonicznym uzgodnieniu terminu.
14. Oferta musi być kompletna w zakresie zamawianego towaru szczegółowo wyspecyfikowanego w załączniku nr 1A. Nieuwzględnienie chociażby jednej z zamawianych pozycji asortymentowych spowoduje odrzucenie oferty.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany ilości poszczególnych artykułów i materiałów określonych w załączniku nr 1A do s.i.w.z., w ramach wynagrodzenia.
Dostawy mają być wykonane zgodnie z obowiązującymi normami, wg powszechnie obowiązujących profesjonalnych standardów w tego rodzaju dostawach przy zachowaniu najwyższej staranności.
Dostawy winny być prowadzone w sposób jak najmniej uciążliwy dla interesantów oraz pracowników Urzędu Gminy Czosnów.
2) Sposób realizacji zamówienia dotyczący serwisu urządzeń drukarek i kserokopiarek:
1. Wykonawca będzie świadczył usługi serwisowe obejmujące w szczególności:
a) utrzymywanie w pełnej sprawności techniczno-eksploatacyjnej urządzeń drukujących w miejscu ich instalacji;
b) dokonywanie, na polecenie Zamawiającego, przeglądu i konserwacji urządzeń drukujących w miejscu ich instalacji. Przez pojęcie konserwacji rozumiemy:
- czyszczenie i smarowanie zespołu optyki,
- czyszczenie i smarowanie zespołu utrwalacza,
- czyszczenie i smarowanie rolek transportu,
- czyszczenie i smarowanie rolek papieru,
- czyszczenie i regulacja zespołu wywoływacza,
- odkurzanie i czyszczenie drogi prowadzenia papieru,
- regulacja jakości kopii,
- testowanie,
- sprawdzanie stanu zużycia poszczególnych elementów.
2. Wykaz sprzętu objętego świadczeniem usług serwisowych stanowi załącznik nr 1A do niniejszego opisu przedmiotu zamówienia.
3. W przypadku awarii serwis wykonywany będzie przez naprawę lub wymianę wadliwego elementu urządzeń drukujących lub całego urządzenia drukującego na urządzenie drukujące sprawne jakościowo i funkcjonalnie nie gorsze od wymontowanego, w miejscu i zakresie określonym przez Zamawiającego z pełnym przywróceniem jego sprawności do stanu sprzed awarii.
4. W przypadku wystąpienia jakiejkolwiek awarii urządzenia drukującego Wykonawca przywróci pełną jego sprawność w czasie nie dłuższym niż 2 dni robocze od momentu zgłoszenia awarii, lub podłączy (na czas naprawy) inne urządzenie drukujące sprawne, jakościowo i funkcjonalnie nie gorsze od wymontowanego w miejscu i zakresie określonym przez Zamawiającego.
5. Wymiana niesprawnych lub zużytych części i/lub naprawa może nastąpić tylko po uprzednim uzgodnieniu kosztów z Zamawiającym.
6. Usługi serwisowe świadczone będą przez 8 godzin na dobę w godzinach w godz. 9.00-17.00 w poniedziałki i w godz. 8.00-16.00 od wtorku do piątku w dni robocze Zamawiającego.
7. Wykonawca zobowiązany jest do zrealizowania naprawy lub usunięcia usterki w terminie nie dłuższym niż 16 dni. W przypadku gdy termin ten nie może być zachowany Wykonawca przed jego upływem zobowiązany jest do przedstawienia protokołu naprawy zawierającego uzasadnienie przedłużenia terminu wraz z odpowiednią informacją przesłaną przez autoryzowany serwis producenta danego sprzętu.
8. Zamawiający może nie zaakceptować przedłużenia terminu, o którym mowa w pkt. 6 i zażądać zwrotu serwisowanego sprzętu.
9. Czas przywrócenia pełnej sprawności urządzeń drukujących liczony będzie od momentu zgłoszenia awarii.
3) Termin wykonania zamówienia: dostawa od 01.01.2022 r. do 31.12.2022 r.
4) Warunki rozliczenia i płatności:
a) Wynagrodzenie uwzględnia koszty załadunku, transportu oraz rozładunku wszystkich dostaw w siedzibie Zamawiającego.
b) Wynagrodzenie za poszczególne dostawy oraz usługi płatne będzie na podstawie faktur VAT prawidłowo wystawionych przez Wykonawcę.
c) Podstawą obliczenia wynagrodzenia za poszczególne dostawy oraz usługi będą ceny jednostkowe artykułów oraz usług - na podstawie oferty Wykonawcy i faktycznie dostarczone ilości zamówionych artykułów oraz faktycznie wykonanych napraw lub konserwacji urządzeń.
d) Wynagrodzenie za poszczególne dostawy lub usługi płatne będzie przelewem przez Zamawiającego na konto Wykonawcy wskazane w fakturze, w terminie 30 dni od daty złożenia w Kancelarii Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Za datę realizacji płatności uważa się datę złożenia przez Zamawiającego polecenia przelewu.
III Opis warunków udziału w postępowaniu:
Dokumenty, które Wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty:
1) Formularz oferty – wypełniony Załącznik nr 1, wypełniony Załącznik nr 1A
IV Kryteria oceny oferty cenowej.
Zamawiający wybiera ofertę, która zawiera najniższą cenę podaną w załączniku nr 1. - cena brutto oferty- znaczenie 100%
V. Miejsce i termin złożenia oferty cenowej.
Ofertę cenową należy złożyć do dnia 16.12.2021 r. do godz. 1600drogą elektroniczną na adres: przetargi@czosnow.pl lub przesłać pocztą, kurierem lub złożyć osobiście, adres: Urząd Gminy Czosnów, ul. Gminna 6, 05-152 Czosnów,
VI. Osoby uprawniona do kontaktów z Wykonawcami:
p. Daniel Ryński i p. Mariusz Serafin, tel. 22 785-02-01 wew. 185
VII. Załączniki
- Formularz ofertowy – załącznik nr 1 wraz z załącznikiem nr 1A
VIII. Obowiązki informacyjne wynikające z przepisów RODO:
1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Czosnów, ul. Gminna 6, 05-152 Czosnów, Urząd Gminy Czosnów, adres strony internetowej: www.czosnow.pl, adres e-mail: przetargi@czosnow.pl, Godziny otwarcia: poniedziałek od 09:00 do 17:00, wtorek-piątek od 08:00 do 16:00;
• w sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Gminie Czosnów p. Januszem Wyrzykowskim, kontakt pocztą elektroniczną na adres e-mail: iod@czosnow.pl
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania sformalizowanych procedur udzielania zamówień publicznych spoczywający na Zamawiającym;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp;
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• Posiada Pan/Pani:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
• nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
2. Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.
Załącznik nr 1
pieczątka wykonawcy
tel./fax
FORMULARZ OFERTY
Gmina Czosnów
ul. Gminna 6
05-152 Czosnów
Nazwa, siedziba, NIP, REGON wykonawcy ………………………...…………………………
………………………………………………………………………….……………..…………
……………………………………………………………………….…………………………..
…………………………………………………………………………………………………...
1. SKŁADAMY OFERTĘ na wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie określonym w ogłoszeniu.
2. OŚWIADCZAMY, że zapoznaliśmy się z warunkami wykonania zamówienia zawartymi w ogłoszeniu i akceptujemy je oraz że zdobyliśmy konieczne informacje potrzebne do prawidłowego przygotowania oferty i zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy zgodnej z niniejszą ofertą w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
3. OFERUJEMY wykonanie przedmiotu zamówienia, kwota brutto:
………………… zł (słownie: …………………………...…………………).
4. ZOBOWIĄZUJEMY SIĘ do wykonania zamówienia w terminie od 01.01.2022 r. do 31.12.2022 r.
............................. dnia......................
............................................................................
(podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy z pieczątką)
Załącznik 1A
|
Model drukarki / kopiarki |
Cena tonera (brutto) * |
Szacunkowe zapotrzebowanie w okresie trwania umowy |
Cena tonera (brutto) x zapotrzebowanie * |
Koszt konserwacji (brutto) |
Przewidywana ilość konserwacji w okresie trwania umowy |
Koszt konserwacji (brutto) x przewidywana ilość konserwacji |
|
Canon IR2535i (oryginalny) |
|
10 szt. |
|
|
10 |
|
|
Samsung K4300LX (oryginalny) |
|
12 szt. |
|
|
|
|
|
HP LaserJet m501dn Wydajność: min. 18000 stron A4 przy 5% pokryciu |
|
4 szt. |
|
|
5 |
|
|
HP LaserJet P3015dn Wydajność: min. 12500 stron A4 przy 5% pokryciu |
|
10 szt. |
|
|
6 |
|
|
HP LaserJet P2055dn Wydajność: min. 6500 stron |
|
6 szt. |
|
|
3 |
|
|
HP Laser Jet M12a |
|
30 szt. |
|
|
15 |
|
|
HP Laser Jet M15a |
|
25 szt. |
|
|
8 |
|
|
HP LaserJet P1102 |
|
30 szt. |
|
|
10 |
|
|
HP LaserJet 1010 |
|
5 szt. |
|
|
4 |
|
|
HP LaserJet 1018 |
|
15 szt. |
|
|
4 |
|
|
HP LaserJet 1020 |
|
15 szt. |
|
|
4 |
|
|
HP LaserJet M1319f MFP |
|
10 szt. |
|
|
2 |
|
|
HP Officejet Pro 8600 (oryginalny XL) |
950XL czarny: 951 XL cyan: 951XL magenta: 951XL yellow: |
5 szt. 5 szt. 5 szt. 5 szt. |
|
|
2 |
|
|
Samsung SCX-4300 |
|
1 szt. |
|
|
1 |
|
|
Canon MF4870dn |
|
15 szt. |
|
|
4 |
|
|
Xerox 3117 |
|
4 szt. |
|
|
1 |
|
|
HP Deskjet Ink Advantage 4535 (oryginalny) |
|
5 kompletów |
|
|
1 |
|
|
OKI B412dn (oryginalny) Wydajność: min. 7000 stron A4 przy 5% pokryciu |
|
2 szt. |
|
|
1 |
|
|
HP LaserJet Pro 400 M401dn Wydajność: min. 6900 stron A4 przy 5% pokryciu |
|
6 szt. |
|
|
2 |
|
|
HP LaserJet Pro M402dn Wydajność: min. 9000 stron A4 przy 5% pokryciu |
|
3 szt. |
|
|
2 |
|
|
HP LaserJet Pro 400 M404dn Wydajność: min. 10000 stron A4 przy 5% pokryciu |
|
5 szt. |
|
|
2 |
|
|
Lexmark E260dn (oryginalny) |
|
2 szt. |
|
|
1 |
|
|
Epson Pro WF-C579RDWF |
C13T01D100 |
1 szt. 1 szt. 1 szt. 1 szt. |
|
|
2 |
|
|
L.p. |
Rodzaj papieru do wydruków/xero |
Szacunkowe zapotrzebowanie ryz w okresie trwania umowy |
Cena jednostkowa ryzy brutto |
Cena jednostkowa brutto x szacunkowe zapotrzebowanie |
|
1 |
Papier xero A4 biały, gramatura minimalna: 80 g/m2, białość minimalna: CIE 160, ryza: 500 arkuszy |
950 |
|
|
|
2 |
Papier xero A3 biały, gramatura minimalna: 80 g/m2, białość minimalna: CIE 160, ryza: 500 arkuszy |
10 |
|
|
|
3 |
Papier xero A3 biały, gramatura minimalna: 160 g/m2, białość minimalna: CIE 160, ryza: 250 arkuszy |
2 |
|
|
|
4 |
Papier A4 biały, gramatura minimalna 160 g/m2, białość minimalna: CIE 160, ryza: 250 arkuszy |
5 |
|
|
|
5 |
Papier A4 biały, gramatura minimalna 200 g/m2, białość minimalna: CIE 160, ryza: 250 arkuszy |
5 |
|
|
|
6 |
Papier A4 biały, gramatura minimalna 220 g/m2, białość minimalna: CIE 160, ryza: 250 arkuszy |
5 |
|
|
|
7 |
Papier A4 biały, gramatura minimalna 250 g/m2, białość minimalna: CIE 160, ryza: 250 arkuszy |
4 |
|
|
|
8 |
Papier A4 biały, fotograficzny (do drukarki atramentowej), gramatura minimalna 200g/m2, ryza 20 arkuszy, Premium glossy |
6 |
|
|
|
9 |
Etykiety termiczne papier 50x30 mm - 2000 szt. gilza fi 40 |
8 szt. |
|
|
* Wykonawca winien oszacować wysokość ceny jednostkowej brutto z zastosowaniem stawki podatku VAT obowiązującej w chwili sporządzania oferty. Cena jednostkowa brutto jest stała i nie podlega zmianie w okresie obowiązywania umowy.
** całościową cenę brutto wpisać w punkcie 3) formularza oferty (załącznik nr 1)